Straipsnis skirtas bendrovių vadovams, jų patarėjams, bei bendrovių darbuotojams, kurie užsiima konkurencine žvalgyba. Galiu tvirtai teigti, kad šiuo metu beveik kiekvienoje bendrovėje yra darbuotojai, o kartais pats vadovas užsiima konkurencine žvalgyba. Dažniausiai tai būna vadovo patarėjai, padėjėjai ar vindikacijos, marketingo, viešųjų ryšių skyriaus darbuotojai. Jie nuolat renka informaciją, kuri yra svarbi bendrovės veiklai, kuri gali padėti ar sukliudyti siekti nustatytų tikslų. Jie nėra informacijos rinkimo, apdorojimo ir analizės profesionalai, todėl viską atlieka naudodami tik jiems patiems suprantamus metodus ir būdus.
Kam reikalingas žvalgybinis produktas? Jis reikalingas bendrovės vadovui arba darbuotojams, kurie priima svarbius bendrovei sprendimus. Vadovas kiekvieną dieną susiduria su rimtomis problemomis versle, kiekvieną dieną privalo operatyviai priimti sprendimus, nuo kurių priklauso bendrovės sėkmė ir pelnas. Vadovas yra labai užsiėmęs. Jis negali skirti viso savo laiko informacijos, reikalingos sprendimui priimti, rinkimui ir analizei. Už jį tai atlieka konkurencinės žvalgybos darbuotojai.
Kiekvienas konkurencinės žvalgybos darbuotojas privalo žinoti kaip yra atliekamas žvalgybinis darbas? Kokia yra darbų seka? Kas yra žvalgybinis produktas?
Žvalgybos ciklas – sprendimų priėmimo tvarka (darbų žingsnis po žingsnio etapai). Svarbiausias dėmesys skiriamas objekto (reikalingos informacijos turėtojo) paieškai. Laikantis žvalgybos ciklo tvarkos daug lengviau planuoti veiksmus, atlikti juos ir gauti reikalingą rezultatą.
Veiksmų seka žvalgybiniame cikle
- Galutinis tikslas, siekiamas rezultatas. Žvalgas turi gerai suprasti ir suvokti ko iš jo norima. Žvalgas ir užsakovas privalo kalbėti viena kalba ir gerai vienas kitą suprasti. Kartais pasiekti bendrą supratimą reikalinga ilga diskusija. Kaip žinia, žmonės į vienus ir tuos pačius reiškinius žiūri ir juos supranta skirtingai.
- Kokia reikalinga informacija? Klausimai į kuriuos reikia atsakyti. Žvalgas, žinodamas galutinį tikslą, pradeda formuluoti konkrečius klausimus į kuriuos reikia gauti atsakymus, tam, kad galėtų pasiekti tikslą. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis proto, patirties ir loginio mąstymo.
- Kur yra informacija? Kas yra informacijos nešiotojas? Kada žinai kokia reikalinga informacija, tada reikia išsiaiškinti jos buvimo vietą. Kur ji yra ir kokiame pavidale? Kartais šiame veiksmų etape atrandi, kad informacija yra šalia tavęs, visai arti, reikia tik ištiesti ranką ir ją paimti.
- Informacijos gavimo metodai. Naudojami teisėti informacijos rinkimo būdai, o ne pramoninio šnipinėjimo metodai. Galima paklausti, rasti internete, duomenų bazėse, parodose, pasiklabėti su ekspertais, konsultantais ir taip toliau.
- Informacijos gavimo procesas. Pats ilgiausias ir svarbiausias etapas.
- Gautos informacijos patikrinimas (esant reikalingumui). Labai svarbus momentas. Negalima remtis nepatikimų šaltinių informacija ir jos pagrindu daryti išvadas. Yra priimta, kad gavus trijų nepriklausomų šaltinių patvirtinimą, galima teigti, kad informacija yra tikra ir patikima.
- Informacijos analizė, vertinimas, išvados. Šiame etape analizuojate informaciją. Sudėliojate faktus, vertinate juos. Numatote grėsmes ar galimybes. Jas vertinate. Sprendžiate ar reikia kreipti dėmesį, ar reikia imtis priemonių. Jeigu reikia, tai rengiate veiksmų planelį, kaip eliminuoti ar sumažinti kylančią grėsmę ar pasinaudoti atsiradusia galimybe.
- Pažymos rengimas ir pateikimas užsakovui. Pažymą pateikiate vadovui laiku. Situacija, ypatingai versle keičiasi kosminiu greičiu. Pavėlavus pateikti informaciją ji gali būti nereikalinga, o kartais net žalinga. O gali būti taip, kad net nebus kam ją įteikti, nes bendrovė bankrutuos arba neliks vadovo.
Žvalgybos produktas
Žvalgybos produktas turi būti kuo trumpesnis, kuo aiškesnis ir suprantamesnis. Vadovas neturi laiko skaityti „paklodžių“ ar filosofinių išvedžiojimų. Vadovas per trumpą laiką turi iš pažymos suprasti ir suvokti ką siūlo žvalgai, kokias grėsmes ar galimybes jie mato ir kodėl. Vadovas neprivalo vadovautis žvalgų rekomendacijomis. Tik jis vienas priima sprendimus ir tik vienas yra už juos atsakingas.
Žvalgybos produktas, tai yra gauti ir apdoroti duomenys turi būti surašyti pažymoje. Pažymos sudėtinės dalys:
- Faktai, situacija. Šioje dalyje išdėstomi gryni faktai. Negalima daryti prielaidų, išvadų, pamąstymų.
- Grėsmės arba galimybės. Šioje dalyje yra aprašomos bendrovei ar jos vadovams kylančios grėsmės ar susiklosčiusios palankios bendrovės veiklai galimybės. Kiekviena grėsmė ar galimybė yra įvertinama pagal galima patirti žalą arba galimą naudą.
- Pasiūlymai, rekomendacijos. Jeigu grėsmės yra gana didelės, jūs siūlote vadovui veiksmų planelį kaip grėsmes eliminuoti arba sumažinti jų daromą žalą. Jeigu kalba vyksta apie galimybes ir jų gaunamą naudą, tai reikia pasiūlyti veiksmus, kurie yra tinkamiausi ir greičiausiai padeda pasinaudoti susiklosčiusia situacija.
Klaidos
Dažniausiai žvalgų praktikoje sutinkamos šios klaidos:
- Neaiškus tikslas, neaiškus siekiamas galutinis rezultatas. Vadovas norėjo vienos informacijos, žvalgai pateikė kitą informaciją. Yra tokia patarlė,- „Kai žmogus nežino į kurį uostą plaukti – joks vėjas jam nepalankus“. Ši klaida labai dažnai pasitaiko. Daugelis informacijos rinkėjų nežino ir nesuvokia kokiu tikslu ją renką, ko siekia ir kam ji reikalinga. Bendrovėse tarp vadovų ir saugos tarnybų darbuotojų, kurie vykdo konkurencinę žvalgybą atsiranda nesusikalbėjimas ir nesupratimas.
- Vadovams pateikiama žaliava, o ne apdoroti duomenys. Žvalgai skiria didelį dėmesį informacijos rinkimui. Surenka jos labai daug. Yra žinoma, kad norint padaryti išvadą nereikia rinkti kalno informacijos užtenka kelių patikimų faktų. Juk faktas prie fakto ir taip be galo išvados nepakeis. Todėl, kad žvalgai skiria dėmesį informacijos rinkimui, jiems neužtenka laiko informacijos analizei. Tada jie visą surinktą žaliavą, o tai gali būti keli šimtai puslapių, neša ir atiduoda vadovui. Imk ir skaityk. Mes savo darbą padarėme. Kaip jūs galvojate, kur atsidurs žaliava? Šiukšlių dėžėje.
- Ne laiku pristatyta pažyma – svarbi klaida. Viskas kinta labai greitai. Jeigu spėjai pasinaudoti informacija gali smarkiai išlošti, jei nespėjai, informacija tampa beverte. Žvalgų kelių dienų ar savaičių darbas tampa nereikalingas.
- Renkama informacija apie procesus, kurie neliečia bendrovės interesų. Dažnai bendrovės konkurencinės žvalgybos darbuotojai renka informaciją, kuri nėra susijusi su bendrove ir jos veikla. Ji bendrovei yra neįdomi. Tai kam skirti laiką, pinigus ir pastangas tokios informacijos rinkimui?